Slavnostní událost začne ve 14 hodin a může se jí v rámci kapacity sálu, která je kolem 350 lidí, zúčastnit i veřejnost. V úvodu slavnostního odpoledne zazní úryvek z melo – dramatu Emila Viklického na texty Václava Havla The Mystery of Man v podání kytaristy Romana Pokorného a herce Jiřího Lábuse.

Hned poté zahájí slavnostní setkání starosta Ivan Adamec, který za účasti členů zastupitelstva předá Václavu Havlovi obě zmíněná ocenění. Po půl třetí uvede Divadlo na tahu v režii Andreje Kroba jednoaktovou hru AudienceVáclava Havla z prostředí trutnovského pivovaru. Po jejím skončení se bývalý prezident sejde s novináři a od 15:45 hodin začne zhruba čtvrthodinová autogramiáda pana prezidenta, při níž mohou zájemci získat jeho podpis do přinesené publikace či na fotografii.

Na udělení Kulturní ceny města Trutnova za rok 2009 navrhl Václava Havla kulturní komisi Tomáš Katschner, duchovní otec festivalu Jazzinec a také držitel stejného ocenění za rok 2008.

Důvodem je Havlův mimořádný přínos české a světové kultuře a propagaci Trutnova. Nominaci podpořila komise, městská rada a schválili ji zastupitelé.

„Právě letošní rok 2010, kdy si Trutnov připomíná 750. výročí první písemné zmínky, je nanejvýš důstojným obdobím pro vyzdvižení osobnosti tolik významné pro novodobé dějiny našeho státu a zároveň tolik s tímto městem spojené,“ řekl před časem k záměru udělit ocenění starosta Ivan Adamec. Dramatik, kritik komunistického režimu a později československý i český prezident Václav Havel je s Trutnovem významně spjat. Ve druhé poloviny 60. let v osadě Hrádeček u Vlčic zakoupil chalupu, která se mu záhy stala druhým domovem. V 70. a 80. letech byla právě Havlova chalupa na Hrádečku jedním z center kulturního dění v Československu.

Jezdily sem především osobnosti, které pro své politické či náboženské přesvědčení tehdy nepatřily k nositelům oficiální kultury v zemi. Například herci Pavel Landovský a Vlasta Chramostová, hudební skupina The Plastic People of the Universe, spisovatel Pavel Kohout a Ludvík Vaculík, zpěvačka Marta Kubišová či básník Ivan (Magor) Jirous. Nejen proto se tenkrát Havlova chalupa stala předmětem trvalého zájmu všemocné Státní bezpečnosti, která si přímo proti ní zřídila svou pozorovatelnu.

Pobytů na Hrádečku také Havel využil k setkání s polskou opozicí v Krkonoších. Disidenti z Československa a Polska se v roce 1978 opakovaně sešli v okolí Sněžky. V Trutnově Václav Havel také několik měsíců pracoval roku 1975 jako pomocný dělník v pivovaru. Nejprve válel ve sklepě sudy s pivem, později měl na starosti obsluhu filtračního stroje. Práce v pivovaru Václava Havla inspirovala k sepsání hry Audience, která bude dnes uvedena v Uffu, a to v podání Divadla na tahu. V roce 2009 byl o pivovarské kapitole ze života českého prezidenta natočen snímek Občan Havel přikuluje. Perzekuce a sledování uzavřela až revoluce v roce 1989. Dne 27. ledna 1990 zamířil Václav Havel do obřadní síně v trutnovské Staré radnici a do městské kroniky napsal: „Jsem tu poprvé jako prezident, zvláštní pocit…“ Vítalo o nadšené plné náměstí. Byla to první oficiální návštěva prezidenta v Trutnově od roku 1957, kdy Antonín Zápotocký otevíral elektrárnu v Poříčí. Ani v době svého prezidentského úřadu Havel nezapomněl na Hrádeček a často zde pobýval. Díky němu se Trutnovsko například v červenci roku 1999 zapsalo do dějin české politiky, když na Hrádeček přijel generální tajemník OSN Kofi Annan, aby s prezidentem Havlem projednal situaci v Kosovu.

Václav Havel je též spjat s trutnovským hudebním festivalem Open Air Music Festival. Patří k jeho pravidelným účastníkům, v roce 2007 mu byl festival za jeho zásluhy o festival a demokracii v zemi věnován.

Dosavadní čestní občané města Trutnova

Dr. Eduard Beneš – 27. února 1946, jmenován na návrh starých hraničářů.

Msgr. Jan Šrámek – 24. dubna 1946, katolický duchovní a čs. politik nar. 1870, po okupaci se zúčastnil organizování zahraničního odboje, od roku 1945 předseda obnovené Československé strany lidové, poslanec Národní shromáždění a místopředseda vlá­dy.

Anton Antonovič Vojiščin – 27. dubna 1965, za osvobození Trutnova v roce 1945, rozhodnutím městské rady.

Jaroslav Procházka – 27. ledna 1969, zasloužilý učitel, u příležitosti jeho 80. narozenin, za celoživotní společenskou a kulturně–osvětovou činnost v Trutnově od roku 1925, kdy působil jako profesor češtiny a němčiny na menšinovém reálném gymnáziu s přestávkou válečných let a znovu po roce 1945.

Plk. Michail Michailovič Jerzunov – 17. října 1973 za účast při osvobozování Trutnova v květnu 1945, jako průzkumník Rudé armády byl mezi prvními sovětskými vojáky v Trutnově.

Plk. Grigorij Arsentjevič Melnikov – 9. listopadu 1978, velitel partyzánského oddílu, jehož bojové akce zasahovaly i na Trutnovsko.

Ing. Gustav Hillebrand – 14. prosince 1999, starosta města Trutnova.

Antonín Just – 18. září 2001, za celoživotní kulturní a historickou práci a vedení městské kroniky.

Karel Hýbner – 18. září 2001, za dlouholetou práci v oblasti zpracování fotokroniky města.